华中科技大学合同管理办法

校发〔2018〕9号

第一章  总  则

第一条 为贯彻落实习近平总书记关于“治理有方、管理到位、风清气正”的高校发展要求，进一步推进依法治校，规范合同管理，防范合同风险，维护学校的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国劳动合同法》《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》，结合学校实际，制定本办法。

第二条 学校及其下属单位（独立法人单位除外）的各类合同管理适用本办法。

第三条 本办法所指的合同包括平等主体之间签订的经济合同以及与本单位员工签订的聘用合同。其中经济合同是指学校作为独立法人，与其他平等主体（自然人、法人和其他组织）之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议；聘用合同是指学校作为独立法人，与劳动者之间确立人事关系、明确双方权利和义务的协议。

第四条 合同订立应遵守国家法律、法规，遵循自由、公平、诚信原则；合同管理遵循防范风险与责权利统一、集中管理与授权管理相结合的原则。

第五条 签订合同为学校法人行为。未经学校授权，学校内部任何单位或个人不得以学校名义或内部单位名义对外签订合同。对外签订合同不得使用学校内部单位公章。

第六条 学校及其授权单位不得签订经济担保合同；未经批准不得签订投资合同和借贷合同。

第七条 学校的合同，实行集中管理与授权管理相结合的管理体制。

合同管理包括合同草拟、审批、用印、履约监督和归档等工作，核心是审批权限。

学校授权部分职能部门和单位管理有关业务合同。授权之外的合同，由学校集中管理。

第八条 学校集中采购目录内或学校采购合同签订限额以上的采购项目，应签订合同；该类合同由合同授权管理单位审批，采购与招标中心加盖合同专用章并归档管理。

符合“三重一大”标准的合同事项，按学校“三重一大”决策审批程序执行，集中管理，加盖学校公章。

第九条 合同应以书面形式订立，即时交割的简单小额交易或按规定可以不签订合同的除外。

第十条 合同一般采用格式合同文本。有国家或行业标准合同文本的，采用国家或行业标准合同文本；没有国家或行业标准合同文本的，由合同业务管理单位拟订学校标准合同文本，送学校合同主管部门审定、备案。没有标准合同文本的个案，合同文本须送合同主管部门审核。

第十一条 在合同订立、履行、保管过程中，强化保密意识，不得泄露涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。

第十二条 完善合同信息管理系统，充分利用网络平台，加强对合同订立、履行情况的监控，积极预防合同风险。

第二章  责任体系

第十三条 政策法规办公室为学校合同主管部门，负责学校合同管理制度建设和合同的审查、监督、指导；负责组织开展合同管理综合评估，对存在的重大问题提出整改和责任追究建议。政策法规办公室负责人对集中管理的合同审查、履约监督和归档承担主要责任。

第十四条 合同授权管理单位为合同业务管理单位，根据学校授权进行合同归口管理，包括拟定格式合同文本、指导合同草拟、审批用印、监督履约和归档管理。授权单位主要负责人对授权合同的上述管理职责承担主要责任。

第十五条 合同内容涉及单位为合同承办单位，负责合同的论证、立项、拟订、报批、履行及监督工作。承办单位主要负责人对上述管理工作承担主要责任。

第十六条 合同承办人负责合同的谈判、拟订、报批、履行，对合同内容的真实性和合同履行承担直接责任。

第十七条 合同签署人一般应为学校法定代表人，也可以是其授权代表。学校授权各类科学研究、技术开发、咨询服务、职务著作出版及成果转化等项目负责人或所在单位分管负责人为相关合同的签署人；除此之外的合同，学校授权合同事项分管校领导或合同承办单位主要负责人签署。其他人员签署合同，须得到上述人员书面授权。合同送审“请示”应有“签署人”建议方案；送审“请示”获得批准，视为合同签署人获得授权。

合同签署人和审批人不应是同一人。

第十八条 学校法律顾问参与合同管理，主要负责格式合同的审查、重要合同事项的谈判、合同文本合法性审查、合同风险的研判和合同纠纷的处理。

第三章  集中管理合同的签订

第十九条 合同的草拟。承办单位根据项目需要与合同对方进行谈判，并草拟合同文本。谈判过程中，应当对合同对方的主体资格、资信状况以及履约能力等进行调查，对合同所涉及的重要文件、权属证书以及资质证明进行查验。对于影响重大、专业技术和法律关系复杂的合同，应组织相关专家参与谈判；协商或谈判过程中的重要事项应予记录并妥善保存。

第二十条 合同的审查。承办单位向学校提出签订合同申请，并填写合同申请备案表。合同内容涉及其他单位的须相关部门审核会签。学校合同主管部门对合同文本进行合法性审查。审查内容包括但不仅限于：合同主体资格是否合法、合同内容是否合法、合同双方权利和义务是否对等、合同的违约责任、纠纷处理方式、管辖约定是否清晰等。审查后学校合同主管部门出具学校法律顾问的审查意见书。

第二十一条 合同的修改。承办单位根据相关部门会签意见及学校合同主管部门审查意见，对合同文本进行修改。修改结果应在合同文本上报学校领导之前告知相关会签单位和学校合同主管部门。

第二十二条 合同的审批。修改后的合同文本报学校领导审批；对于事关重大的合同，报校长办公会或校党委常委会审批。审批通过后，承办单位持校领导批示以及审批后的正式合同文本到校长办公室加盖学校公章。

第二十三条 合同签订后，承办单位须妥善保存合同并将合同正本一份送学校合同主管部门备案。

第四章  授权合同的签订

第二十四条 合同业务管理单位根据学校授权对部分业务合同进行归口管理，签订合同应使用合同专用章。

合同专用章由合同业务管理单位提出使用申请，合同主管部门审核，校长审批，校长办公室监制。

合同业务管理单位应根据审批与用印岗位不相容原则指定专人负责印章管理并报学校合同主管部门审查备案。

第二十五条 授权单位及授权事项

1.科学技术发展院、先进技术与装备研究院负责职责范围内的各类技术开发、技术服务、技术咨询等民用和国防科技合同（含项目预算中明确的外协事项合同）管理；

2.人文社会科学处负责人文社会科学类的科研、技术服务、咨询服务合同（含项目预算中明确的外协事项合同）管理；

3.科技成果转化办公室负责各类职务科技成果转化合同管理；

4.研究生院负责非全日制学历学位研究生办学协议，研究生资助协议、录取协议、联合培养协议和创新研究院创新团队协议等合同管理；

5.人事处负责教职员工聘用合同及相关合同管理；

6.实验室与设备管理处负责仪器设备开放共享服务合同和进口设备外贸代理合同管理；

7.基建管理处负责学校基本建设项目（含校园规划和新建、改建、扩建工程）和校拨经费修缮工程项目合同管理；

8.审计处负责学校委托审计合同管理；

9.总务长办公室负责物业管理企业选聘和教室、学生宿舍等场所家具、空调等大宗商品采购合同管理；

10.房产管理处负责学校办公家具购置、公有住房和公用房租赁、非校产房屋借入以及房产测量、房产安全鉴定合同管理；

11.图书馆负责校馆文献采购合同管理；

12.校医院负责其药品、医用耗材物资采购合同管理；

13.远程与继续教育学院负责非本院承办的非学历教育项目合同管理；

14.网络与信息化办公室负责学校信息化专项经费所涉及的信息化建设项目合同管理；

15.政策法规办公室负责涉及校名校誉的商标合同管理；

16.后勤集团负责其自筹资金的设施设备采购和维护、材料采购、伙食及商业物资采购和销售、服务项目及维修、工程施工等合同管理；负责其非集中采购类货物、服务、工程类的合同管理；负责其经营服务收入类的合同管理；

17.同济医学院综合办公室负责综合业务类合同（含同济医学院附属中小学、幼儿园的相关业务合同）管理；医学总务处负责职责范围内的业务合同管理；华同总公司负责其自筹资金的设施设备采购和维护、材料采购、伙食及商业物资采购和销售、服务项目及维修、工程施工等合同，非集中采购类货物、服务、工程类合同，经营服务收入类合同的管理；

18.各二级单位负责仪器设备、元器件、材料、自筹经费修缮工程、图书文献购置、专利商标申请以及承办会议相关合同的管理。

授权单位及授权事项可根据学校机构改革及其职责调整做相应调整。

第二十六条 授权单位应就授权范围内的合同管理制定具体管理细则并报学校合同主管部门备案。

第二十七条 其他职能部门若因工作需要需学校授权进行业务合同管理的，可向学校提出授权申请，经校长审批同意后，由校长办公室刻制合同专用章。

第二十八条 合同业务管理单位在审批、用印前应对合同文本进行分类、编号，用印后保留一份合同正本建档并负责合同履行监督；年终须编制年度合同清单报学校合同主管部门备案。对于重大项目或个案性合同，合同业务管理单位可提交合同主管部门复查，按第三章有关规定程序处理。

第二十九条 第八条和第二十五条规定范围之外的经济业务，各单位根据学校财务制度自行管理。

第五章  合同的履行及归档

第三十条 合同的履行。合同签订生效后，承办单位应严格按照合同约定认真履行，并督促对方全面履行合同。如遇对方违反约定、不履行合同而造成学校损失，承办单位应及时采取措施防止学校损失扩大，并向学校合同主管部门或合同业务管理部门报告情况。

合同履行过程中，要注意收集整理与合同履行相关的一切材料，并归档备查。

第三十一条 合同履行中所涉及的财务收支，纳入学校财务部门统一管理。财务部门办理结算业务并进行财务处理时应审查合同有关付款条款，按照合同约定付款。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财务部门有权拒绝付款，并向有关方面通报。

第三十二条 合同的变更和解除。因故需变更或解除合同的，承办单位应及时书面上报学校，按合同订立的审批程序进行审批。变更或解除合同的通知、协议等文件应以书面形式做出。

第三十三条 合同纠纷处理。合同承办单位为纠纷处理的责任单位，学校合同主管部门指导、协调和监督纠纷处理工作。承办单位、相关职能部门、合同业务管理单位和学校合同主管部门共同协商处理合同纠纷。重大事项应及时向学校领导汇报。

参与纠纷处理的，须得到学校书面授权，未经授权不得向对方做出实质性答复或承诺。

第三十四条 合同承办单位和合同业务管理单位应加强合同登记管理，定期进行统计、分类和归档；合同终结须及时办理归档手续。批量、无需长期存档的合同，可采取电子文档形式进行存档管理。

严格合同流转、借阅和归还的审批程序。合同主管部门要定期和不定期地检查合同保管情况。

第六章  责任追究

第三十五条 合同主管部门、合同业务管理单位和合同承办单位要确定专人负责职责范围内的合同管理。违反本办法签订合同，或由于合同管理、履行不当损害学校利益的，将追究有关单位和个人的责任。

给学校造成经济损失的，追究责任人员的经济责任；存在违规违纪问题的，依规依纪对相关责任人进行问责追责；涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。

第七章  附  则

第三十六条 本办法未尽事宜或与国家新出台制度不一致的，遵照国家有关规定和学校有关财务制度执行。

第三十七条 本办法自公布之日起施行，校发〔2013〕19号文同时废止。

第三十八条 本办法由政策法规办公室负责解释。